Skip to main content
Okategoriserade

Er egentlig Excel det beste verktøyet for prosjektstyring og timeføring?

By 15/02/2021May 14th, 2024No Comments

Er egentlig Excel det beste verktøyet for prosjektstyring og timeføring?

En rekke bedrifter bruker Excel til å styre deler av kjernevirksomheten. Dette krever manuell håndtering av timer, inntekter og kostnader. Konsekvensen er tidkrevende dobbeltarbeid og større risiko for feil.

Er egentlig Excel det beste verktøyet for prosjektstyring og timeføring?

Av Are Hammer 15. februar, 2021

Enten du driver en håndverkerbedrift eller et konsulentselskap, er du i hovedsak fokusert på kjernevirksomheten. Skaffe oppdrag og levere kvalitet som grunnlag for videre vekst. 

Registrering av timer og kostnader blir ofte foretatt med de verktøyene som er tilgjengelig. Her må jeg innrømme å ha sett mye rart. 

  • Excel blir ofte brukt som et gjennomgående verktøy til en rekke oppgaver, som ordrereserve, timer og utlegg til fakturering, forbrukt tid mot budsjettert samt kontroll over kostnader. 
  • Noen velger å samle fakturaer i egne mapper på hver enkelt pc. 
  • Et eget timeføringssystem kan være praktisk. r faktureringen foregår i et annet system, blir det straks merarbeid. 
  • Et prosjekt har gjerne en del utlegg som skal viderefaktureres kunde, og disse må ofte legges inn manuelt i fakturaen. 
  • Med separat kjørebok blir det enda et ledd å holde styr på. 

Ta kontakt med våre engasjerte fagfolk på telefon +47 911 02 969
eller klikk her for å komme videre til et kontaktskjema.

Manuelle oppgaver 

Felles for disse er at all informasjon må hentes ut manuelt og punches en gang til ved fakturering, lønnskjøring o.l. Du vet bare så altfor godt hvor mye tid dette tar, og du er fortsatt usikker på om alle kostnadene og timene har kommet med. Usikkerheten blir ekstra stor ved høyt arbeidspress, som når du sitter med hattene til både daglig leder og økonomisjef.  

Hvis du har et hode eller to i administrasjonen, er det ikke selvsagt at disse bruker kapasiteten optimalt. Jeg har observert at kontorfolk puncher inn timer i systemet, timer som andre ansatte allerede har registrert selv – i Excel. Dette foregår også i noe større virksomheter med 70-80 årsverk, i både privat og offentlig sektor. 

Dobbeltarbeid 

Sysselsetting er vel og bra, men mest mulig effektiv utnyttelse av ressursene er vesentlig i en situasjon der du ønsker at bedriften skal vokse. 

Generelle verktøy som dette kan gi uønskede konsekvenser: 

  • Dobbeltarbeid som er tidkrevende og koster timeverk 
  • Tidkrevende løsninger medfører en treghet i oversikt og kontroll med økonomi og likviditet. 
  • Manuell flytting av tall er en potensiell feilkilde, og da kan tallene du endelig får tilgang til, gi et galt bilde av situasjonen. I verste fall er lønnsomheten en helt annen enn den du tilsynelatende får hentet ut rapport om. 

Det siste punktet er det mange som kjenner igjen. Du greier ikke å få med alle kostnader i prosjektet med en gang, slik at det i lang tid kan virke som om prosjektet r veldig bra. I virkeligheten er det dårlig, fordi det er kostnader til underleverandører eller store utlegg som ennå ikke er kommet med. 

Slikt kan skje når man kombinerer løsninger som Excel og et eget timeføringssystem. 

Personavhengig 

En annen risiko er at økonomisystemet blir personavhengig. Jeg har sett tilfeller der eøkonomisjef slutter og etterlater seg nærmest et svart hull. Hun har opparbeidet seg en skreddersydd Excel-rapportering, som egentlig ingen andre forstår. For de som tar over oppgavene er det mildt sagt vanskelig å få etterprøvd data. Da kommer man fort i en situasjon der man ikke kan forklare årsakene til at det oppstår avvik. 

Sjekkliste for vekstbedriften 

Bli med på en liten test for å se på ditt behov for å forbedre prosesser, prosjekter og lønnsomhet. 

Hvordan besvarer du disse spørsmålene? 

  • Har du kontroll på lønnsomheten i prosjektene dine? 
  • Har du nødvendig oversikt over økonomien i prosjektene? 
  • Bruker du mye tid med å innhente alle tallene ved prosjektslutt? 
  • Stemmer planleggingen av timer og faktisk forbrukt tid?  
  • Har dere løpende kontroll på timekostnad og inntekt?  
  • Er prosjektene vanligvis i rute? 
  • Fakturerer dere fortløpende eller etter gjennomført oppdrag? 
  • Er du trygg på at selskapet får fakturert alle timer og utlegg? 
  • Hvordan er oversikten over alle innkjøp av varer og underleverandører underveis? 
  • Er timeføringen enkel for de ansatte – og har dere kontroll på dette? 
  • Har bedriften flere systemer som data må hentes ut fra for å få riktig informasjon? 
  • Går rapporteringer fra prosjektene raskt og enkelt? 

Ikke alle disse spørsmålene er relevante for din virksomhet, men de gir en pekepinn om hvordan det står tilNå er ikke hensikten å virke belærende, men det finnes velprøvde systemer som fanger opp de aller fleste behov for registering, analyse og rapportering som bedriften din trenger. 

Her sitter Norian med kompetanse hele spekteret av samarbeid, fra en enklere utrulling til et formalisert samarbeid, der vi i praksis driver økonomiavdelingen for deg. 

Last ned sjekklisten vår: Enklere økonomisk hverdag for deg som vil vokse.

Skybaserte økonomisystemer 

Uansett hvilken form du velger, vil du fort erfare at skybaserte systemer som Xledger og Tripletex gir en helt annen kontroll med økonomi, likviditet og dermed vekstmuligheter. Alt datagrunnlag registreres på ett sted og kan dermed hentes ut til ulike formål, med færrest mulig mellomledd og derfor raskere og med større nøyaktighet. 

Manuelle Excel-øvelser blir egentlig vanskelig å sammenlikne. 

Integrasjon av fagsystemer 

Jeg er klar over at en rekke bransjer er blitt ganske avhengig av noen egne fag- eller sidesystemer. Flere av dem lar seg heller ikke integrere med Xledger eller Tripletex, men en dyktig økonomipartner vil være i stand til å hente ut nødvendige data og importere dem i hovedsystemet. Da slipper du likevel ekstra manuelt arbeid og sikrer deg mot flere feilkilder. 

For å oppsummere kort kan du ha stor nytte av å vurdere skybaserte økonomisystemer som gir bedre oversikt over økonomi og lønnsomhet enn Excel er i stand til. Det gir bedre vilkår for den veksten du sikter mot.

Av Are Hammer 15. februar, 2021

Are hammer er Sales Manager i NORIAN Regnskap AS. Han har mer enn 10 års erfaring innen regnskapsbransjen, i tillegg til flere år som leder innenfor lager og logistikk, butikkdrift og prosjektstyring.

REGNSKAP / LØNN /
INTELLIGENT AUTOMATION
Kontakt oss
Om Bloggen

På Norianbloggen finner du tips og råd om temaer innen outsourcing, regnskap, lønn, eiendomsforvaltning og automatisering av prosesser. Våre fagentusiaster bidrar med sin kompetanse, og vi deler av det vi lærer i reelle kundeoppdrag. Innovasjon, kvalitet, verdiøkende tiltak, skalerbarhet og smarte løsninger er sentralt for å hjelpe både små og store selskaper med å optimalisere økonomifunksjonene.

Ressurser

Regnskaps- og lønnstjenester for fremtiden.

REGNSKAP / LØNN / INTELLIGENT AUTOMATION

Leave a Reply