Årsmøtet er boligselskapets øverste myndighet og kan ta
avgjørelser som den enkelte boligeier må rette seg etter.
Prosessen med forberedelser og gjennomføring av årsmøte
kan være krevende dersom det ikke planlegges på en god måte.
Her får dere noen gode tips over hva styret bør tenke på for å
gjennomføre et godt årsmøte.
Forberedelser
Finn et tidspunkt for møte. Etter loven skal ordinært årsmøte avholdes innen utgangen av juni.
Styret er pliktig til å varsle når årsmøte skal avholdes og sette en frist for å innlevere saker som ønskes behandlet.
Be om konkrete forslag til vedtak slik at styret unngår å behandle saker som ikke er relevant for årsmøte, Enkelte saker vil også kunne være av en slik art eller omfang at styret ønsker eller har behov for bistand.
Send ut forhåndsvarselet i god tid slik at styret kan behandle innmeldte saker på en god måte.
Styrebehandling av saker
I forkant av årsmøte må styret behandle alle saker som skal i innkallingen og tas opp på årsmøtet.
Loven har egne krav til hva som skal behandles. Dette er blant annet styrets eventuelle årsrapport, regnskap for foregående år og valg av styre.
Styret må i tillegg gjenomgå alle saker som er innmeldt av eierne eller saker som styret selv ønsker å fremme på møtet.
Innkalling
Innkallingen skal sendes ut med minst 8 og høyst 20 dager i forkant av årsmøtet. Alle eiere skal kalles inn og styret skal opplyse om møte skal avholdes fysisk eller digitalt.
I motsettning til forhåndsvarsel har innkallingen visse krav til hva som skal behandles.
Dette er blant annet styrets eventuelle årsrapport, regnskap for foregående år og valg av styre. I tillegg til saker som styret ønsker å ha behandlet.
Det viktig å fremme saker på en god måte slik at samtlige eiere forstår hva det skal stemmes over. Styret kan med fordel gi sin egen innstilling til alle innmeldte saker fra eierne.
En ryddig og gjennomtenkt innkalling legger det beste utgangspunktet for et godt årsmøte.
Gjennomføring av møtet
Alle eiere har rett til å delta på møtet med forslags-, tale-, og stemmerett. Ektefelle, samboer eller et annet medlem av husstanden har rett til å være til stede og til å uttale seg. En eier kan også møte ved fullmektig.
Loven krever at det skal være en møteleder. Det er som regel styrelederen men det kan også velges en annen, f.eks forretningsfører.
Sakene som behandles på årsmøtet skal vedtas med flertall. Det er forskjellig for ulike saker om hvor stort flertallet skal være.
Det skal skrives protokoll fra årsmøte. Det er møteleders ansvar at det føres protokoll som skal signeres av møteleder og minst en seksjonseier.
Som forretningsfører bistår Norian sine kunder gjennom hele årsmøteperioden. Vi hjelper styret med å tilrettelegge årsmøtet og deltar også på selve møtet. Norian tilbyr også et system for gjennomføring av digitale møter på en trygg og effektiv måte.
Beate
Eiendomsforvalter
Vil du vite mer om Norian Eiendomsforvaltning?
Fyll ut kontaktskjemaet så kontakter vi deg så snart som mulig.
