Effektivisering av økonomiavdelingen

Alt om outsourcing av økonomifunksjonene

Kontakt oss

På denne siden bygger Norian opp all nødvendig informasjon virksomheten trenger for å vurdere, forberede og gjennomføre en outsourcing av økonomiavdelingen, enten det er snakk om enkelte funksjoner, som lønn og reiseregninger, eller å sette bort alle oppgaver til en partner.

Vi jobber kontinuerlig for å bli bedre, og vi ønsker å dele det vi lærer. Derfor kommer denne siden til å være under løpende utvikling.

Innhold

  1. Hva innebærer outsourcing av økonomifunksjonene?
  2. Hvor stor del av økonomiaktiviteten kan outsources?
  3. Hvem benytter outsourcing av økonomifunksjoner?
  4. Ikke kjør for fort
  5. Økonomisk utbytte av outsourcing
  6. Hvordan foreta en vellykket outsourcing?
  7. Hvordan komme i gang med outsourcing?
  8. Norsk Gjenvinning: – Avgjørende med en partner på regnskap og økonomi
  9. Hva kjennetegner den beste partneren på outsourcing?

Hva innebærer outsourcing av økonomifunksjonene?

Å sette bort oppgaver til en ekstern aktør handler om å etablere et systematisk partnerskap. Aktiviteter som håndtering av innkommende fakturaer, lønn, reiseregninger og årsoppgjør er som regel ikke en del av kjernevirksomheten, men likevel er det avgjørende at ting blir gjort i tråd med regler og krav.

Derfor må man være trygg på at oppgavene blir håndtert korrekt. Derfor innebærer outsourcing nettopp et partnerskap med leverandøren, der oppdragsgiver og leverandør lærer hverandre å kjenne og finner gode samarbeidsmetoder i det løpende samarbeidet.

Med rett partner med riktig kompetanse, et fornuftig prisregime og solide teknologiske verktøy, skal virksomheten få en mer effektiv håndtering av økonomioppgavene som gir utslag på bunnlinjen.

Hvor stor del av økonomiaktiviteten kan outsources?

I prinsippet kan enhver virksomhet sette bort alle oppgaver relatert til økonomi, men i praksis blir det gjort i etapper. Mange velger å starte med enklere, men arbeidskrevende oppgaver som reiseregninger og lønnskjøring.

For mange er det litt fremmed å skulle overlate slike tjenester til en tredjepart. Da er vår erfaring at en slik prosess fungerer best i et partnerskap, der partene etablerer gode rutiner for å ivareta disse kritiske oppgavene. Over tid blir dette samspillet både mer etablert og modent, slik at det faller naturlig å sette bort større deler av økonomiske aktiviteten.

En partner som Norian kan håndtere alt fra enkeltstående rutineoppgaver til å være en komplett ekstern økonomiavdeli

“Vi fikk bedre kvalitet på regnskapstjenestene etter å ha outsourcet til Norian”

Paal Skoe, CFO, Norsk Gjenvinning

TIPS

Hvem benytter outsourcing av økonomifunksjoner?

Å sette bort fakturering, regnskap, lønn, reiseregninger eller hele økonomiavdelingen handler ikke så mye om hva slags virksomhet som vurderes. Det dreier seg mer om hvilke behov foretaket har, eller hvilken situasjon det befinner seg i.

Ved større endringer i organisasjonen, som en fisjon, kan sentrale nøkkelpersoner gå tapt. Da vil det være regningssvarende å outsource økonomioppgaver fremfor å etablere en ny enhet.

Når man ser mulighetene som ligger i ny teknologi, er det ikke selvsagt at man klarer å rekruttere hoder som faktisk behersker et område som automatisering. Da vil det være aktuelt å vurdere å samarbeide med en tredjepart.

Få mer inspirasjon her: Hvilke bedrifter outsourcer?

Ikke gå for fort frem

Med et klarere bilde av hva outsourcing av økonomi og regnskap innebærer, kan det være fristende å hente inn enda flere gevinster. For eksempel dukker det opp et behov for å oppgradere IT-systemene for å være bedre rustet til å samarbeide med den nye partneren. Ta slike tiltak i flere omganger fremfor å gape over for mye. Det reduserer risikoen for uforutsette utfordringer.

Og husk å ta vare på medarbeidere som blir berørt av outsourcingen. Denne prosessen fører ofte til omorganisering og nedbemanning, noe som får konsekvenser for både overtallige og nøkkelpersoner som man ønsker å ha med videre. Bruk nok tid, vis de ansatte respekt og jobb sammen med fagforeningene.

Les mer i denne artikkelen: De vanligste feilene ved outsourcing av regnskap og økonomi

Økonomisk utbytte av outsourcing

Det er ikke vanskelig å være konkret på de økonomiske gevinstene av å sette bort oppgaver som regnskap, lønn, reiseregninger og fakturering. Vi snakker normalt om 30 til 50 prosent reduksjon av kostnadene.

Med en partner som opererer nearshore, er lønns- og personalkostnadene lavere enn i hjemlandet. Stordriftsfordeler som gir seg utslag i tilgang til økt kompetanse samt reduserte lisenskostnader til eksempelvis økonomisystemer eller software for automatisering og RPA (Robotic Process Automation).

En profesjonell partner på outsourcing har kapasitet til å etablere og følge opp mer effektive faktureringsrutiner. Redusert backlog, færre uløste saker og mindre reskontro gir utslag på bunnlinjen.

Les mer på Norianbloggen.

Hvordan foreta en vellykket outsourcing?

Hva er egentlig trikset for å lokalisere den rette partneren blant de mange tilbyderne av tjenester på outsourcing av regnskap lønn og mer omfattende oppgaver? Få på plass et sett med kriterier som må til for å dekke behovene i virksomheten.

Eksempler på slike kriterier er kvalitet, pris, kapabilitet, teknologi og utviklingsevne. Med en sjekkliste som dette, blir utvelgelsen mer systematisk. Det øker sannsynligheten for at den valgte partneren innfrir som forventet.

Flere detaljer er å finne i artikkelen: Kriterier for å velge rett outsourcingspartner.

Hvordan komme i gang med outsourcing?

Med en avtale på plass, starter arbeidet med å overføre oppgaver til den nye partneren på outsourcing av økonomifunksjonene.

Her er samarbeid det grunnleggende stikkordet for en god start.

Nøkkelpersoner hos begge parter opptrer som et team og planlegger prosjektet sammen. Leverandøren sitter med mye kompetanse som virksomheten kan lene seg på. På den andre siden av bordet har virksomhetens nøkkelpersoner mye informasjon som partneren av avhengig av for å kunne utføre sin del av jobben.

I denne artikkelen på Norianbloggen finner du eksempler på hvor avgjørende det er med god informasjonsflyt for å få overføringen til å fungere. Den gir også en grundig innføring i hvordan dette gjøres i praksis.

Her kan du abonnere på Norianbloggen
Paal Skoe NG portrett

Norsk Gjenvinning:
– Avgjørende med en partner på regnskap og økonomi

Norsk Gjenvinning er Norges største leverandør av gjenvinnings- og miljøtjenester, og mye av veksten skyldes oppkjøp. En av utfordringene med denne metoden er at man arver eksisterende IT-plattformer. Derfor må virksomheten håndtere flere regnskapssystemer, parallelt med en ambisjon om å jobbe smartere og mer effektivt.

Det målet ble umulig å realisere med egne ressurser. Derfor har Norsk Gjenvinning satt bort det meste av økonomi og regnskap til Norian.

Her er noen av kriteriene som skulle innfris:

  • kompetanse og erfaring med å jobbe på tvers av ulike IT-systemer
  • kompetanse fra A til Å på regnskap
  • gode på lønn
  • kunnskap om regnskapsregler på tvers i Norden

Etter et års tid i driftsfase, konkluderer CFO Paal Skoe med at Norian har innfridd. Revisors kommentarer til kvaliteten på regnskapet sier sitt.

Les hele historien på Norianbloggen.

Hva kjennetegner den beste partneren på outsourcing?

Å finne den leverandøren av outsourcingstjenester som vil gjøre den beste jobben for nettopp din virksomhet kan være en utfordring. Her er noen egenskaper å vurdere i denne prosessen.

Kvalitet og kompetanse er gjengangere på flere felt. Aktøren må kunne dokumentere høy kvalitet innenfor både juss og teknologi, og kompetansen må være fersk på både de økonomiske oppgavene og IT-plattformene.

Regelverket er krevende. I tillegg kan du ha virksomhet i flere land, og leverandøren må beherske lover og forskrifter på tvers av landegrenser. Et sikkerhetsspørsmål å stille er om leverandøren har et kvalitetssikringssystem som er målbart.

Teknologisk kompetanse handler ikke bare om å ha mennesker som behersker de store regnskapssystemene. En innovativ holdning til automatisering og robotisering gir utslag på bunnlinjen i din virksomhet gjennom færre manuelle rutineoppgaver som reduserer tidsbruk og  bemanningsbehov.

En aktør som driver gjennom nearshoring trekker også opp. Samarbeid med operative team i europeiske land med lavere kostnadsnivå gir rimeligere driftskostnader. Norian har valgt å etablere sitt nearshoringssenter i Vilnius i Litauen, hvor også tilgangen til kompetent arbeidskraft er god. Og de snakker norsk.

Den beste leverandøren av outsourcing på økonomi og regnskap jobber sammen med virksomheten din, som en partner. En partner som besitter riktig kompetanse, øker din kompetanse, deler samme bedriftskultur og spilleregler og samtidig bidrar til å redusere kostbasen.

Les også: Hvem er den beste leverandøren av outsourcing av økonomi og regnskap?